Державна аудиторська служба України є Національним контролером програм Interreg. Вона перевіряє усі проєкти Interreg на їх відповідність законодавству ЄС, правилам Програми, умовам грантового/субсидійного договору, затвердженій аплікаційній формі та національному законодавству, а також фактичність і документальне підтвердження витрат.

---

Нещодавно ДАСУ оприлюднило список типових помилок, які виявляють контролери при перевірці проєктів. Про те, як уникнути цих помилок спілкувалися з Михайлом Бондаренком, начальником Управління контролю за виконанням програм ЄС Державної аудиторської служби України під час «П’ятниці з Cities4Cities», що реалізується в межах Програми Polaris.

 

• Як саме контролери ДАСУ перевіряють проєкти?

Основним інструментом є адміністративна (документальна) перевірка звітів за відповідні звітні періоди. Далі, з урахуванням ризиків, проводяться перевірки на місці з виїздом до партнера (on-the-spot). У визначених правилами Програм випадках така перевірка може також проводитися дистанційно - онлайн у режимі реального часу.

Під час управлінських перевірок ми оцінюємо не лише фінансову частину, а й фактичний прогрес проєкту: виконання активностей, досягнення індикаторів, фактичну наявність обладнання, виконання робіт та надання послуг, використовуючи документи, фото та відеодокази та результати перевірок.

Тобто контроль охоплює як фінансову, так і фізичну реалізацію проєкту.

 

• Проєкти можуть реалізовуватися за принципом передфінансування і відшкодування - що це принципово змінює в процесі проходження поточного контролю/аудиту?

Сам механізм фінансування – передфінансування (аванс) чи відшкодування - не змінює основних вимог до допустимості витрат. В обох випадках контролер перевіряє фактичність, допустимість, документальне підтвердження та відповідність витрат правилам програми.

При відшкодуванні партнер спочатку здійснює витрати, а потім декларує їх контролеру у відповідному звітному періоді.

При передфінансуванні партнер може подавати звіт без заявлених витрат, очікуючи на аванс. Водночас він має відзвітувати про хід реалізації проєкту та виконані активності за відповідний звітний період. Контролер перевіряє цю інформацію та видає сертифікат контролю без підтвердження витрат.

Після здійснення витрат вони, як і за механізмом відшкодування, підлягають перевірці на допустимість та фактичність.

 

• Що і як правильно документувати під час реалізації проєкту?

Під час реалізації проєкту партнер подає через електронну систему програми документи, що підтверджують витрати та реалізацію заходів, а офіційна комунікація з контролером здійснюється через електронну систему.

Результати управлінських перевірок Національний контролер фіксує у внутрішньому звіті про контроль, який є двомовним, та в системі електронного документообігу ASKOD, забезпечуючи документальний слід контролю.

Після завершення проєкту партнер зобов’язаний забезпечити зберігання та доступність документації для контролю й аудиту протягом 5 років, що обчислюються від 31 грудня року, в якому Орган управління здійснив останній платіж головному партнеру.

 

• Які типові помилки є найбільш критичними?

Якщо говорити про найбільш критичні типові помилки, то насамперед це порушення, які мають ознаки шахрайства з коштами ЄС або свідомого спотворення процедур.

Наприклад, фальсифікація документів, задвоєння робочого часу, змова чи конфлікт інтересів у закупівлях, штучне обмеження конкуренції або подвійне фінансування.

Наступний рівень – суттєві порушення у закупівлях, які можуть мати фінансові наслідки: неправильний вибір процедури, недотримання строків та вимог Додатку II до Угоди про фінансування, порушення оцінки пропозицій або неправомірні зміни до договору. Залежно від порушення фінансові корекції можуть становити від 5% до 100%.

Серед поширених помилок також – неправильне віднесення виплат за договорами з ФОП до Staff costs замість External Expertise and Services та неправильне застосування правил щодо VAT.

Довідково: органи управління не підтримують віднесення ФОП до Staff costs, оскільки зовнішній фахівець приходить і йде, а знання та навички, отримані під час реалізації проєкту, не залишаються в організації.

При цьому важливо, що роль контролера – не лише виявити порушення. Партнер спочатку здійснює витрати, а вже після перевірки контролером вони можуть бути підтверджені як допустимі. Тому ми також виконуємо превентивну функцію - допомагаємо партнерам своєчасно виправляти помилки та не допустити, щоб вони переросли у суттєве порушення або набули ознак шахрайства з коштами ЄС.

 

• Які витрати в рамках проєктів є точно недопустимими? І де шукати інформацію про це?

Якщо коротко, недопустимими є витрати, які не відповідають правилам ЄС, правилам відповідної Програми або умовам затвердженого бюджету проєкту.

Наприклад, це витрати, які не пов’язані з проєктом, не підтверджені документально, понесені поза допустимим звітним періодом, профінансовані з іншого джерела або здійснені з порушенням правил закупівель. Окремо часто виникають питання щодо ПДВ, оплати праці  та зовнішніх послуг.

Щодо того, де шукати інформацію, – насамперед у субсидійному/грантовому договорі, правилах конкретної Програми, а також у відповідних регламентах ЄС та Угоді про фінансування.

І я б радив партнерам не чекати перевірки контролера, якщо є сумнів щодо витрати. Краще завчасно звернутися до відповідального контролера. Це допомагає не лише запобігти помилці, а й полегшує подальшу перевірку, оскільки в наступних звітних періодах партнер уже враховує зауваження та правильно застосовує правила.

 

• Як правильно верифікувати курс валют під час реалізації проєкту?

Витрати, понесені в іншій валюті, конвертуються в євро за курсом та за правилами, визначеними Угодою про фінансування і правилами відповідної Програми. Для наших програм застосовується місячний обліковий курс Європейської Комісії (InforEuro).

В електронній системі курс застосовується автоматично, тому партнер вносить фактично понесену витрату, а система здійснює конвертацію в євро.

Окремо при визначенні очікуваної вартості закупівлі в євро застосовується курс InforEuro за місяць, у якому партнер розпочав конкурентну закупівлю або уклав прямий договір без використання Prozorro.

Тому під час контролю важливо перевірити правильність застосованого курсу та його відповідність даті й конкретній операції.

 

• Серед переліку типових помилок є також відсутність доказів реалізації активностей. Чи достатньо, наприклад, договору купівлі-продажу для підтвердження, якщо для організації придбали комп'ютери?

Відсутність доказів реалізації активностей – це ситуація, коли недостатньо підтверджень того, що запланована активність фактично виконана та результат отриманий.

У такому випадку відповідальний контролер направляє партнеру запит із переліком відсутніх документів або обґрунтувань, а партнер дозавантажує їх у відповідну вкладку електронної системи.

Що стосується комп’ютерів – одного договору купівлі-продажу недостатньо. Необхідно підтвердити фактичну поставку, оплату, приймання та оприбуткування, а також фактичну наявність обладнання, фотофіксацію та, де це передбачено правилами, відповідне маркування - логотип програми та інформацію про фінансування ЄС.

Фактична реалізація також може підтверджуватися перевіркою на місці або, у визначених правилами Програм випадках, дистанційно в режимі реального часу.

Тобто, важливо підтвердити не лише «понесені витрати», а й «фактично реалізовану активність та отриманий результат».

 

• Як підтвердити, наприклад, проведення ремонту в лікарні чи облаштування велосипедної доріжки?

Такі активності необхідно підтверджувати не лише документально, а й фактично.

Якщо йдеться про ремонт у лікарні, контролер перевіряє договір підряду, проєктно-кошторисну та технічну документацію, акти виконаних робіт КБ-2в, довідки КБ-3, документи щодо оплати, а також документи технічного та авторського нагляду. Під час перевірки на місці проводяться контрольні обміри, щоб підтвердити, що фактичні обсяги виконаних робіт відповідають заявленим в актах та кошторисі.

Якщо це облаштування велосипедної доріжки, окрім документів щодо виконаних робіт, важливо підтвердити сам результат - що доріжка фактично облаштована, відповідає проєкту та заявленим обсягам. Це також перевіряється під час огляду на місці та контрольних обмірів.

Тобто для таких інфраструктурних активностей недостатньо лише договору, актів чи фотографій. Контролер має переконатися на місці, що роботи фактично виконані, їх обсяги відповідають заявленим, а запланований результат проєкту реально створений.

 

• Відсутність або недостатнє інформування громадськості – що вважається достатнім?

Тут ми перевіряємо дотримання вимог програми щодо інформації та публічності, а не просто наявність логотипу ЄС.

Партнер має виконати всі передбачені програмою вимоги залежно від характеру проєкту: правильно використовувати емблему ЄС та інші елементи візуальної ідентичності, інформувати про підтримку Європейського Союзу, забезпечувати інформацію про проєкт на вебсайті та/або в соціальних мережах, а для інфраструктурних об’єктів - розміщувати відповідні інформаційні матеріали та/або стенди.

Тому під час контролю ми перевіряємо чи виконані саме ті заходи з інформації та публічності, які є обов’язковими для конкретного проєкту і чи відповідають вони вимогам програми.

Тобто недостатньо просто мати логотип - важливо забезпечити повну відповідність вимогам програми щодо інформування та публічності.

 

• Великий блок порушень стосується закупівель - як штучного роздрібнення договорів, так і навпаки неналежне розділення закупівель на лоти. Які конкретні приклади ви могли б навести щоб краще проілюструвати такі помилки? Також, можливі різні типи закупівель в проєктах - розкажіть будь ласка якими є ці види і в яких ситуаціях який тип обрати?

Тут є два протилежні ризики.

Перший – штучне розділення закупівлі для обходу правил. Наприклад, замість однієї закупівлі консультаційних послуг на 11 000 євро партнер укладає кілька договорів до 2 500 євро. У такому випадку потрібно враховувати загальну очікувану вартість закупівлі.

Другий – неналежне об’єднання різних товарів, робіт чи послуг в одну закупівлю, що може обмежити конкуренцію. У такому випадку, відповідно до Додатка II, доцільно передбачити окремі лоти.

Щодо процедур, то вони залежать від виду закупівлі та її вартості: до 2 500 євро - оплата згідно рахунку (Payment against invoice), до 20 000 – закупівя в одного постачальника (Single tender), а для більших закупівель застосовуються спрощена (Simplified), місцева відкрита (Local open), обмежена (Restricted) або відкрита (Open) процедура залежно від виду та вартості.

Тобто алгоритм простий: визначити загальну потребу та її вартість; визначити, чи потрібні лоти; обрати відповідну процедуру.

 

• Що потрібно робити, щоб уникнути підозр про конфлікт інтересів при реалізації проєктів?

Насамперед, і партнери, і контролери відповідно до правил програм мають заповнювати та підписувати декларації про відсутність конфлікту інтересів та неупередженість.

Для контролера така декларація також передбачає конфіденційність, незалежність та об’єктивність під час здійснення контрольних функцій. Якщо виникають обставини, які можуть поставити під сумнів неупередженість, контролер має негайно повідомити керівника, який може прийняти рішення про його відсторонення від перевірки.

Щодо закупівель, для всіх типів процедур учасники подають Декларацію про відсутність професійного конфлікту інтересів (Declaration of Professional Conflicting Interests).

Але сама декларація не є достатньою гарантією. Під час контролю також можуть перевірятися зв’язки між представниками партнера, постачальниками та іншими залученими особами за інформацією із загальнодоступних джерел та реєстрів.

Тому основний принцип простий: декларація не повинна бути формальністю – важливо своєчасно виявляти та врегульовувати можливий конфлікт інтересів і забезпечувати незалежність та неупередженість прийняття рішень.

 

• Наскільки поширеною є використання штучного інтелекту для звітування і чому точно не варто цього робити?

Я б сказав, що ШІ сам по собі не є проблемою. Його можна використовувати як допоміжний інструмент. Проблема виникає, коли ШІ фактично пише звіт замість партнера і може створити інформацію, яка не відповідає дійсності.

До речі, це питання вже розглядається і на рівні Interact – їхній підхід дуже влучний: AI має бути інструментом підтримки, а не створювати зміст звіту.

Як контролер, я не перевіряю, чи використовувався ШІ. Я перевіряю, чи відповідає інформація у звіті фактам і чи підтверджується документами та іншими доказами.

Тобто штучний інтелект може допомагати написати звіт, але не може замінити фактичні докази та відповідальність партнера за достовірність інформації.

 

•  До кого звернутися за консультацією, якщо виникають питання?

Насамперед, до відповідального контролера за проєктом – якщо питання стосується конкретної витрати, закупівлі, документів чи звітності.

Крім того, для закупівель передбачена ex-ante перевірка – партнер може звернутися до контролера через електронну систему з проєктом закупівлі до її проведення, щоб отримати допомогу та уникнути потенційних помилок.

Якщо питання стосується загальних правил або реалізації Програми, можна також звернутися до Органу управління.

Тому моя порада – не чекати перевірки ex-post, якщо є сумнів, а звертатися заздалегідь. Це і є превентивний підхід до контролю.

 

Дізнатися більше про мережу підтримки програм Interreg можна в актуальній станом на 2026 рік інформації про контактні пункти та представництва програм Interreg в Україні.

Стаття підготовлена до Дня співпраці Interreg в Україні 2026, який організовує Секретаріат Кабінету Міністрів України у співпраці з ініціативою Cities4Cities у межах Програми Polaris "Підтримка багаторівневого врядування в Україні".