27 квітня 2022 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 21.04.2022 №1581/5. Цей документ вносить ряд змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту у 2015 році.

Впродовж квітня-серпня експерти U-LEAD провели ряд консультацій для представників громад, відповідаючи на питання щодо нових правил організації діловодства.

«Наразі завершується формування нового правового поля щодо організації діловодства в органах місцевого самоврядування. Зміни, які відбуваються, можна охарактеризувати так: конкретно зараз наш законотворець приводить діловодство у єдиний стандартизований вигляд для всіх органів і місцевого самоврядування, і виконавчої влади. І це дуже важливо, адже правила роботи з документами, організація діловодства мають бути єдиними для всіх», - зазначила Олена Тертишна, керівниця Регіонального офісу «U-LEAD з Європою» в Дніпропетровській області.

Отже, відповідно до вимог, починаючи з 27 квітня, всі службові документи повинні оформлюватись згідно з вимогами ДСТУ 4163-2020.

Відповідно до нових стандартів, відповідальність за організацію діловодства несе саме керівник підприємства, а не бухгалтер або інший керівник структурних підрозділів. Це чітко прописано у Правилах. Керівники структурних підрозділів лише контролюють організацію діловодства та зберігання документів.

Крім того, керівник підприємства або установи сам обирає, в якому вигляді – паперовому чи електронному – має відбуватися документообіг, а також бути обізнаним у цій темі.

«На кожному підприємстві повинна бути затверджена інструкція з діловодства. Організовує систему документування та документообігу відповідна служба. Її працівники розробляють інструкцію з діловодства установи, якою визначається, у паперовій чи електронній формі буде проводитися документообіг. Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи», - зазначають експерти.

Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, створеними в електронній формі. Не допускається одночасного проходження одного й того самого документа в електронній і паперовій формі.

Експерти U-LEAD зазначили, що деякі установи продовжують вести документообіг як в електронному, так і в паперовому вигляді. Це значно збільшує час на підготовку таких документів. За новими Правилами, цього робити не потрібно.

Також експерти пояснили, що у період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.